Komunikasi Pertemuan Dan Rapat

5.        Komunikasi Pertemuan Dan Rapat

A.      Pertemuan

Didalam dunia usaha atau bisnis diperlukan langkah-langkah untuk

penyusunan perencanan, penngorganisasian, kegiatan, pelaksaan kegiatan

dan pengawasan.

Agar semua itu dapat tersusun dengan baik tentunya diperlukan forum yang

memiliki wewenang menyusunnya. Untuk itu diperlukan forum-forum yang

dapat mempertemukan gagasan, ide, pendapatan, saran yang dapat

dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian,

pelaksaan sampai dengan pengawasan.

Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun

bahan-bahan. Pertemuan-pertermuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat

dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan

diantara staf sendiri untuk nyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno

yang diikuti oleh semua unsur yang ada.

Namun pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan

untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat

atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang

dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpimpin,

untuk itu perlu  dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan

membuat keputusan. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat

dilaksanakan dengan menghimpun laporan, keluhan, saran, dan juga dengar

pendapat. Dari pertemuan tersebut dapt disusun sebuah bahan untuk rapat.

B.      Rapat

Rapat juga merupakan yang memiliki kewewangan untuk membuat

keputusan. Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal

sebagai berikut :

·         Undangan rapat

·         Pengaturan ruang rapat

·         Perlengkapan rapat

Untuk membuat rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan

singkat dan jelas untuk menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat rapat,

acara rapat. Sedangkan pengaturan reuang rapat hendaknya disesuaikan

dengan kebutuhan. Pengaturan tempat dusuk pada dasarnya ditentukan

oleh jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

Selanjutnya dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang

dibutuhkan untuk rapat, siapa yang memimpin rapat, non tulis, peserta

rapat.

Mekanisme pelaksanaan rapat biasanya sudah laxin, selalu dimulai dari

pembukaan yang memberi gambaran tentang tujuan diselenggarakan rapat,

kemudian pengarahan, pandangan dan pendapat disampaikan dan

diteruskan dengan tanggapan.

Pada bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakn

secara musyawarah untuk mufakat, bila cara ini tidak dapat dicapai

tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak,

konseuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus tetap

bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan secara iklas.

 C Komunikasi Dalam Pertemuan Dan Rapat

Didalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadarinya posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya :

1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.
2. Mampu berperan sebagia komunikator yang berpastisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
3. Mampu berperan sebagai komunikasi yang sangat responsif namun tidak

emosional.
4. Mampu berpean sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
5. Mampu mengendalikan diri dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

Setelah rapat berhasil membuat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yamg lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat dapat dilaksanakan dengan sbaik-baiknya.

D. Teknik berbicara, Membaca Dan Mendengarkan

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Kemampuan berbicaara seseorang ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki dan intelegensinya. Karena berbicara sebagai alat mengungkapkan pikiran dan perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gagap, gugup dan grogi.
Selain teknik berbicara, perlu juuga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya. Mengetahui bagaimana membaca yang efectif adalah suatu keahlian juga.
Mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita.
Kemampuan berkomunikasi yang paling rendak efektivitasnya adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka, ini sangat memudahkan berangan-angan. Mendengarkan lebih dari sekedar mendengar kata-kata pembicara, tetapi memerlukan pemahaman per kata kedalam wawasan dan memperhatikan pesan-pesan kiasan yang mungkin membantah atau menegaskan kata-kata pembicara.

Bagi sebagian orang, berbicara di depan umum atau presentasi seringkali menjadi hal yang sulit dilakukan. Merasa malu, minder, kurang percaya diri, takut ditertawakan, atau merasa belum layak, adalah alasan yang membuat banyak kesempatan “tampil” lewat begitu saja dan diambil oleh orang lain.
Untuk mengatasi hal tersebut, anda dapat mencoba teknik-teknik berikut:

Pertama, sebelum tampil di depan umum, persiapkanlah segala macam bahan untuk presentasi. Rincilah bahan-bahan apa saja yang akan dibicarakan. Bahan presentasi sebaiknya singkat, padat, dan jelas. Untuk memudahkan anda, tulislah rincian bahan tersebut pada selembar kertas sehingga anda akan lebih mudah mengingatnya.

Kedua, persiapkanlah penampilan anda sebelum tampil di depan umum. Ingat, penampilan yang baik dan rapi akan membuat rasa percaya diri anda muncul. Perhatikan penampilan anda mulai dari dbawah hingga ke atas. Usahakan agar sepatu anda bersih dan mengkilat. Celana dan kemeja pastikan warnanya selaras dengan dasi dan jas. Sisirlah rambut hingga rapi dan sopan, dan jangan lupa menggunakan parfum yang tepat. Ini merupakan faktor penting yang akan membuat anda lebih percaya diri saat berbicara.

Ketiga, berlatihlah dengan cara berbicara di depan kaca atau berbicara dengan pasangan, saudara, atau orang dekat anda. Selain itu, jangan lupa siapkan intonasi, gaya bahasa, dan susunan kata yang baik. lalu, mintalah agar mereka menilai penampilan anda.

Keempat, mengevaluasi diri anda setelah latihan. Salah satu caranya adalah dengan merekam suara anda melalui telepon genggam, atau alat perekam lainnya. Dengan cara ini, anda jadi tahu di bagian mana yang menjadi kelebihan dan kekurangan anda tersebut.

Kelima, perhatikanlah gaya serta cara berbicara dari seorang tokoh yang dapat anda jadikan panutan. Tirulah segala macam hal positif dari tokoh tersebut. Namun, satu hal harus diingat, anda harus tetap menjadi diri anda sendiri. Tonjolkanlah karakter anda dalam berbicara, sehingga para pendengar terkagum-kagum dengan cara anda berbicara di depan umum.

Keenam, siapkanlah mental positif bahwa anda bisa melakukannya walaupun untuk yang pertama kalinya. Tanamkanlah sikap percaya diri dan berpikiran positif. yakinlah bahwa anda mempunyai kemampuan yang baik untuk dapat berbicara di depan umum.

Selain teknik berbicara perlu diperhatikan juga teknik membaca. Membaca pada dasarnya menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Dalam membaca dikenal teknik skimming. Sekilas kedua cara ini sepertinya sama, meskipun sebenarnya berbeda. Skimming dilakukan untuk melakukan pembacaan cepat secara umum dalam suatu bahan bacaan. Dalam skimming, proses membaca dilakukan secara melompat-lompat dengan melihat pokok-pokok pikiran utama dalam bahan bacaan sambil memahami tema besarnya. Sementara scanning adalah mencari satu jenis informasi tertentu dalam bahan bacaan.
Begitu juga dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah tapi sesungguhnya mendengarkan harus didukung dengan sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Mendengarkan sangat memerlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan tersebut adalah bertambahnya pengetahuan.Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka mendengarkan kata-kata si pembicara, tapi memerlukan pemahaman per kata ke dalam wawasan.
Mendengarkan dengan baik, dalam psikologi dikenal dengan istilah mendengar sepenuh hati. Berikut ini izinkan saya mengutip 5 (lima) tekhnik yang di tawarkan oleh James K. Van Fleet agar kita bisa mendengar sepenuh hati sehingga orang lain mau membuka diri kemudian mau berbicara dengan kita.

E. Menyusun Pesan

Komunikasi merupakan kekuatan utama dalam membentuk organisasi. Ada tiga unsur pokok organisasi, salah satunya adalah komunikasi, yang lain adalah tujuan organisasi serta kemauan. Peranan komunikasi dalam menciptakan dan memelihara otoritas yang obyektif di dalam organisasi adalah:

1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Seharusnya ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4. Garis komunikasi formal secara keseluruhan hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur gangguan sementara organisasi sedang berfungsi
6. Setiap komunikasi harus dipisahkan

Informasi adalah sah dalam proses komunikasi apapun, karena informasi itulah yang menentukan tujuan yang hendak dicapai. Beberapa informasi yang menimbulkan reaksi-reaksi negatif terhadap komunikasi adalah:

1. Informasi tidak tertangkap
2. Membuat kesalahan
3. Menunda atau menumpuk pekerjaan
4. Penyaringan
5. Hanya menangkap garis besarnya saja
6. Melemparkan tugas pada orang lain
7. Menghindari informasi

Keberhasilan komunikasi juga sangat ditentukan oleh dukungan, empati, keterbukaan, sikap positif dan kebersamaan antara komunikator dan komunikan. Demikian halnya, feedback hanya akan berhasil membangun komunikasi yang efektif bila memenuhi syarat tertentu (intensitas, kekhususan, deskirptif, kemanfaatan, tepat waktu, kejelasan, validasi).

Sementara itu komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampi selalu tersita untuk hal-hal berikut ini:

1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.
2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.
3. Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
4. Mengatur dan menetapkan strategi.
5. Menerima dan mengartikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.
6. Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum.

Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahasa itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab seindak apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatan pesan yang berarti semua itu omong kosong. Oleh sebab itu disini pesan merupakan atau sebagai jantung suatu komunikasi. Pesan inilah mengalirkan maksud, perencanaan, motif maupun nilai-nilai daru satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu kepada kelompok manusia yang lain.

Sumber Referensi :

bab5-komunikasi_dalam_pertemuan_dan_rapat.pdf

http://saarahku.blogspot.co.id/2015/04/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat.html

https://nindy21.wordpress.com/2015/04/03/komunikasi-dalam-pertemuan-dan-rapat/