Komunikasi Dalam Bisnis

6. Komunikasi Dalam Bisnis

A. Pentingnya Komunikasi

Masalah komunikasi ini adalah inherent (melekat) terhadap kebutuhan manusia. Rasanya tidak mungkin seseorang hidup sempurna tanpa berkomunikasi dengan orang lain. Semikian pula halnya pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sumber kehidupannya, seperti dinyatakan “Effective Communication Is The Lifeblood Of Every Organization And A Key To Success In Your Business Career As Well As In Your Personal Life: (Murphy and Peck, 1980:3). Artinya komunikasi merupakan “darah sebagai sumber kehidupan” bagi setiap organisasi dan merupakan kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang. Dikatakannya bahwa komunikasi ini sangat penting, sehingga bila tidak ada komunikasi maka organisasi itu tidak akan berfungsi. Adapun bentuk organisasi itu, sosial, bisnis, profit atau non profit selalu ada komunikasi antara individu didalamnya dan antar organisasi saling menukar informasi, ide, rencana, usul, koordinasi untuk membuat keputusan.

Jalur komunikasi internal yaitu komunikasi di salam organisasi, sangat penting untuk kelancaran jalannya roda organisasi. Komunikasi internal dapat memotivasi para pegawai di dalam organisasi agar bekerja lebih efisien. Mereka memerlukan informasi yang tepat, menerima kejelasan tugas dan pengarahan dan mereka juga memerlukan kejelasan tujuan organisasi, prosedur, dan penyelesaian hal-hal yang bersifat kabur dan kontradiksi.

Sedangkan komunikasi eksternal diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang-orang lain diluar organisasi, seperrti relasi, langganan, konsumen atau dengan masyarakat pada umumnya. Komunikasi eksternal ini mempunyai daya jangkau jarak jauh, yang akan membentuk good will (nama baik), dan membentuk imajinasi reputasi baik dihat masyarakat. Reputasi bagi sebuah organisasi dapat berbentuk dengan mengadakan komunikasi secara terus menerus dengan masyarakat, melalui berbagai cara dan kegiatan, seperti promosi diberbagai media, menyebarkan pamphlet dan sebagainya.
B. Pengertian Komunikasi

Salah satu pengertian komunikasi adalah “suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang lain. Suatu komunikasi yang tepat tidak bakal terjadi kalau tidak penyampaian berita tadi menyampaikan secara patut dan penerima berita menerimanya tidak dalam bentuk distorsi”. Distorsi ini dapat terjadi karena seseorang mempersipsi lain dari apa yang dimaksudkan oleh pengirim informasi. Oleh sebab itu komunikasi ini sangat erat hubungannya dengan persepsi. Persepsi pada hakekatnya adalah proses pengalaman dan pengetahuan yang dialami oleh setiap orang didalam memahami informasi tentang lingkungannya baik lewat penglihatan, pendengan, penghayatan, perasaan dan sabagainya. Antara penglihatan dengan persepsi dapat timbul salah paham, karena apa yang dilihat, ditafsirkan secara lisan.

Herbert T. mengemukakan bahwa “Communication is the process by which meaning or knowledge is transferred from one person to another, usually for the purpose of obtaining some specific goal”. Komunikasi adalah proses mentrasfer pengetahuan atau makna untuk mencapai tujuan tertentu.

Krech menyatakan pula “A simple definition of communication would refer to the use of symbols to achieve common or shared information about an object.” Definisi yang sederhana menyatakan bahwa komunikasi adalah kegiatan menggunakan simbol-simbol dalam rangka menyampaikan informasi tentang suatu objek.

C. Penerapan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

Komunikasi dibedakan atas dua macam yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi vertikal berarti preses penyampaian suatu warta dari pihak pimpinan kepada pihak pegawai atau sebaliknya. Dengan demikian komunikasi vertikal dibedakan pula atas komunikasi ke bawah dan komunikasi ke atas. Komunikasi ke bawah itu diwujudkan oleh pimpinan dengan jalam pemberian perintah atau dengan jalan pemberian petunjuk.

Masing-masing komunikasi ke bawah bertujuan:

• Untuk menjamin hubungan yang baik antara pimpinan dan bawahan
• Untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan bawahan itu agar tertuju kepada realisasi tujuan perusahaan.

Komunikasi ke atas diwujuudkan dengan pemberian laporan oleh bawahan kepada atasan. Komunikasi horizontal bermaksud menjamin hubungan baik antara pimpinan yang setingkat dan diwujudkan dengan mengadakan pertemuan secara berkala.

Komunikasi ke luar bertujuan menjamin hubungan yang baik antara pihak atasan dari perusahaan itu dengan pihak luar diwujudkan dengan tilpon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi ke luar termasuk pada kategori eksternal function dari manager.

Komunikasi yang dilakukan hanya satu arah adalah hal yang amat tercela. Untuk mengetahui lebih lanjut perlu diranya diterangkan terlebih dahulu tentang proses komunikasi.

• Komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pesan
• Pesan, yaitu isi perintah, instruksi atau pemberitahuan lain, artinya perihal, ide, pikiran, informasi, opini, dsb
• Saluran atau channel/media, yaitu alat yang dipergunakan oleh komunikator untuk menyampaikan pesan
• Komunikan, yaitu orang yang menerima pesan
• Efek, yaitu pengaruh akibat hasil komunikasi yang dilakukan komunikator terhadap komunikan

Bagi seorang pimpinan yang terpenting adalah unsur yang kelima (efek). Sukses tidaknya komunikasi dalam garis besarnya tergantung dari efek kegiatan komunikasi yang dilakukan. Semuanya ini harus diadakan pengecekan-pengecekan. Komunikasi yang cocok tergantung dari:

1. Keadaan komunikasi atau orang yang menerima pesan

• Bila ditinjau dari sudup bahasa yang menimbulkan masalah adalah rintangan pemahaman
• Dari dasar pendidikan yang menimbulkan rintangan adalah tingkat kecerdasan
• Dari sudut perbedaan latar belakang kehidupan sosial yang dapat menimbulkan rintangan adalah perbedaan golongan
• Dari sudut perbedaan kedudukan pimpinan atau bawahan yang menimbulkan rintangan adalah saluran terintangi
• Dari jarak yang memisahkan komunikator dan komunikan yang menimbulkan rintangan adalah jarak

2. Adanya saluran atau alat-alat komunikasi yang cukup
Manusia: sebagai kurir, utusan, pengantar pos, konsul, duta perwakilan luar negri, dsb
Alat-alat: surat kabar, majalah, radi telepom, saterit komunikasi, televisi

D. Komunikasi Dalam Organisasi

Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi, yaitu:

• Komunikasi vertikal dari atas ke bawah
• Komunikasi vertikal dari bawah ke atas
• Komunikasi horizontal

Fungsi komunikasi dalam organisasi:

• Fungsi integratif: bertujuan untuk menjaga kesatuan individu serta bagian-bagian dalam organisasi
• Fungsi interaktif: menjaga pertukaran informasi pendapat dan sikap agar individu atau bagian organisasi dapat mengadakan penyesuaian baik antar sub sistem, dalam organisasi ataupun dengan dunia lingkungannya.

E. Komunikasi Dalam Bisnis

Komunikasi eksternal dilakukan perusahaan dalam hubungan dengan masyarakat , pemerintah pada umumnya dan khususnya terhadap para konsumen atau langganan.

Komunikasi dengan langganan

Perusahaan dikatak sukses apabila konsumen tetap menjadi langganan dan terbentuk pada dirinya suatu sikap yang disebut “PATRONAGE BUYING MOTIVE”, artinya suatu sikap dimana seseorang selalu ingin berbelanja ke toko tertentu saja atau dia hanya ingin memakai barang X saja, tidak mau diganti dengan barang lain.

Patronage buying motive pada suatu toko dapat terjadi karena adanya komunikasi yang baik antara pemilik, pelayan toko dengan konsumennya seperti servis memuaskan, barang yang dijual lengkap, tersedia macam-macam fasilitas seperti lapangan parker, barang yang diantarkan, jika perlu bisa kredit dsb.

Komunikasi dengan lembaga pemerintah

Disini orang yang bergerak dibidang bisnis harus memahami peraturan yang dikeluarkan pemerintah. Kemudian perusahaan selalu berkomunikasi dengan cara mengisi formulir yang harus diisi, mematuhi segala kewajiban, memperpanjang surat-surat ijin jika sudah habis masa berlakunya seperti SIUP (Surat Ijin Usaha Perdagangan), mendatangi kantor Kotamadya bidang ekomoni guna mendapat ijin tertentu, ke Kantor Perindustrian, ke Kantor Dinas Perdagangan dsb.

Komunikasi dengan masyarakat

Perusahaan hidup ditengan-tengah masyarakat, perusahaan tidak berdiri sendiri antara keduanya terjalin suatu kerjasama dan saling berkomunikasi.

Misalnya dalam merayakan hari-hari tertentu perusahaan harus mengikuti apa yang berkembang di masyarakat. Menghadapi Hari Raya Idul Fitri, toko perlu ditata sedemikian rupa guna menyambut hari raya tersebut, demikian pulan Hari Raya Peringatan Proklamasi 17 Agustus, Tahun Baru dsb. Ini merupakan suatu cara berkomunikasi dengan masyarakat.

F. Komunikasi Dalam Administrasi

Komunikasi administrasi adalah bentuk komunikasi yang disampaikan dengan mempergunakan bahasa administrasi. Agar proses komunikasi ini berjalan secara effisien maka harus diperhatikan bahwa materi komunikasi tersebut hendaknya memenuhi empat macam persyaratan, yaitu:

• Singkat (concise)
• Jelas (clear)
• Lengkap (complete)
• Tepat (correct)

Komunikasi administrasi pada dasarnya adalah komunikasi tertulis dan banyak dilaksanakan dalam prganisasi mengingat bahwa waktu besar artinya tercapai tujuan dan produktivitas usaha. Disamping itu juga adanya pertimbangan-pertimbangan:

• Dengan komunikasi administrasi maka terdapat bukti hitam di atas putih yang bermanfaat sebagai bahan dokumentasi baik bagi yang memberi pesan maupun yang menerima pesan.
• Merupakan pegangan yang pasti bagi mereka yang menerima pesan
• Bilamana perlu dengan komunikasi admistrasi materinya dapat digandakan dalam waktu yang singkat. Hal mana sering bahwa si penerina pesan jumlahnya sangat banyak. Jika demikian betapa sulitnya dilakukan komunikasi verbal (face to face).

Namun demikian komunikasi administrasi terkandung pula beberapa kerukan, antara lain:

• Mudah menimbulkan berbagai interpretasi manakala materi komunikasi tidak jelas. Apabila hal ini terjadi maka mudah pula timbul kesalahfahaman (misunderstanding).
• Kenyataan menunukkan bahwa tidak selamanya komunikasi administrasi effektif dan tidak semua hal dapat dilaksanakan bentuk komunikasi administrasi.
• Dengan komunikasi administrasi maka dapat menimbulkan hambatan bagi penerima pesan jika timbul keraguan. Komunikasi administrasi tidak mampu memberi jawaban jika ada pertanyaan yang timbul karena ketidakjelasan. Oleh karena itu komunikasi admistrasi hanya akan effektif apabila materi pesan dapat disampaikan sehingga tidak menimbulkan keraguan maupun si penerima pesan mempunyai kemampuan untuk menerima komunikasi administrasi, maksudnya mampu memberi tanggapan sebagaimana yang diharapkan oleh komunikator.

Dalam komunikasi admistrasi, kita menggunakan surat, barang cetakan, dsb. Bahan-bahan komunikasi dapat beruta suatu:

• Pemberitahuan
• Pernyataan
• Permintaan
• Permohonan
• Laporan, dll

Surat-surat yang dibuat oleh suatu kantor selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai:

• Alat bukti tertulis
• Alat pengingat
• Bukti historis
• Duta organisasi
• Pedoman

Kemampuan menulis surat

Agar memiliki kemampuan yang baik untuk menulis surat maka seorang komunikator harus menguasai hal-hal sebagai berikut:

• Pemakaian bahasa atau tata bahasa yang baik dan benar
• Kedudukan masalah yang diperbincangkan seta latar belakangnya
• Memahami bidang pekerjaannya serta peraturan yyang berhubungan dengan hal itu
• Kedudukan pembuat surat, artinya terdadap siapa ia bicara atau menulis surat
• Teknik-teknik menyusun surat yang baik, misalnya bahasa surat dalam surat bisnis harus ditulis secara singkat dan sederhana. Ini berarti kata-kata yang digunakan harus dipilih dari kata-kata yang mudah dimengerti dan disusun dalam susunan kalimat yang singkat

G. Teknik Komunikasi Bisnis

Banyak cara dapat dilakukan dalam komunikasi bisnis, antara lain:

• Mencetak bulletin: diterbitkan secara teratur, memuat informasi tentang perusahaan, tentang produk baru ataupun kerangka ilmiah/berita umum yang bermanfaat bagi masyarakat.
• Membuat film documenter: menyangkut proses produksi kemudian disiarkan oleh televise dalam bentuk berita pembangunan
• Publicity: pimpinan dapat mengundang wartawan datang ke lokasi perusahaan, kemudian mengadakan wawancara tentang segala sesuatu mengenai perusahaan. Publicity ini tidak usah dibayar pemuatannya dalam surat kabar karena dimuatnya dalam bentuk berita.
• Promosi: semua usaha yang bertujuan meningkatkan penjualan, termasuk kedalamnya personal selling, advertising, publicity, dan sales promotion.

Komunikasi persuasive menimbulkan dampak yang lebih tinggi kadarnya dibandingkan dengan komunikasi informative, yaitu dampak kognitif, dampak afektif dan dampak behavioral. Berikut ini adalah teknik-teknik yang dapat dipilih dalam proses komunikasi persuatif:

• Teknik asosiasi: penyajian pesan komunikasi dengan cara menumpangkannya pada suatut objek peristiwa yang sedang menarik perhatian khalayak. Teknik ini sering dilakukan oleh kalangan bisnis/politik.
• Teknik integrasi: kemampuan komunikator untuk menyatukan diri secara komunikatif dengan komunikan. Teknik ini biasa digunakan oleh redaktur surat kabar dalam menyuusun tajuk rencana.
• Teknik ganjaran: kegiatan untuk mempengaruhi orang lain dengan cara mengiming-iming hal yang menguntungkan atau yang menjadikan harapan.
• Teknik tataan: upaya menyusun pasan komunikasi sedemikian rupa sehingga enak didengar atau dibaca serta termotivasikan untuk melakukan sebagaimana disarankan oleh pesan tersebut.
• Teknik red-herring: seni seorang komunikator untuk meraih kemenangan dalam perdebatan denga mengelakkan argumentasi yang lemah untuk kemudian mengalihkannya sedikit demi sedikit ke aspek yang dikuasainya guna dijadikan senjata ampuh dalam menyerang lawan. Teknik ini dilakukan pada saat komunikator berada dalam posisi terdesak.

H. Iklan Sebagai Media Komunikasi Dunia Bisnis

Untuk dapat menjual hasi produksinya secara luas, pengusaha tentu berusaha mempengaruhi jumlah permintaan dengan memanfaatkan factor-faktor marketing mix yang harus dikuasai setiap pengusaha meliputi unsur-unsur:

• Perencanaan produksi
• Penentuan merek dagang
• Penentuan bentuk kemasan
• Kebijaksanaan harga
• Penyusunan saluran penjualan
• Penjualan secara pribadi
• Periklanan dan promosi

Menurut Wright terdapat beberapa unsur iklan sebagai komunikasi.

• Unsur-unsur dari iklan:
• Informasi dan persuasi
• Informasi dikontrol
• Terindentifikasinya informasi
• Media komunikasi massa

Dapat disimpulkan bahwa pandangan dari sisi iklan sebagai alat pemasaran dan komunikasi hampir tidak ada bedanya. Kecuali pemasaran melalui komunikasi iklan “sekedar alat bantu” karena masih ada cara-cara komunikasi pemasaran lain (promisi, pameran, pendekatan melalui salesman).

Titik berat pada pemasan paling tidak mengandung empat unsur:

• Unsur produk: dalam pemasaran harus produk yang benar-benar bernilai ekonomis, lain dari yang lain atau memang beda
• Unsur harga: “dapat dijangkau” oleh setiap segmen khalayak yang menjadi sasarannya
• Unsur penyebaran: dapat mencapai seluruh segmen yang direncanakan terlebih dahulu
• Unsur komunikasi: alat yang bisa membantu menjual produk kepada konsumen

Bentuk kegiatan unsur komunikasi:

• Personal selling: sebagai metode penjualan yang dilakukan denga bertatap muka antara penjual dengan pembeli tanpa memerlukan media
• Sales promotion: komunikasi pemasaran yang bentuknya sebagai kegiatan penjualan dengan memberikan ganjaran kepada konsumen
• Publisitas dan kehumasan: kegiatan komunikasi pemasaran yang tidak memperkenalkan produk tetapi organisasi pembuatnya
• Iklan: teknik komunikasi sebagai unsur pemasaran

Iklan harus memenuhi keempat hal berikut:

• Komunikasi tidak langsung
• Melalui media komunikasi massa
• Dibayar berdasarkan tariff tertentu yang diketahui umum
• Diketahui secara jelas sponsor atau pemasang iklannya

Setiap iklan yang tercetak di surat kabar melibatkan minimal empat pihak yang saling membutuhkan:

• Unsur si pengusaha dan produsen yang mempunyai kepentingan langsung dengan barang atau jasa yang hendak dipasarkan.
• Untur perusahaan periklanan yang berhasil memperoleh penunjukan atau pengangkatan dari klien untuk mewakili kepentingannya dalam meiklankan produk atau jasa klien atau yang biasa disebut agency.
• Unsur kelompok konsumen yang menjadi sasaran kegiatan pemasaran klien.
• Unsur media: sarana yang dianggap paling tepat, cepat dan murah untuk dapat menyampaikan pesan iklan klien yang diciptakan oleh agency untuk target audience yang dituju.
• Unsur pemerintah (Departemen Penerangan dan Departemen Perdagangan).

Unsur-unsur dari iklan menurut Boveei:

• To inform: menerangkan sesuatu yang diketahui oleh para pemasang iklan kepada mereka yang dipandang membutuhkan.
• Nonpersonal: bukan antar probadi yang menggunakan media sebagai penyalur pesan, bukan penjualan dengan transaksi antar pesona bertatap muka
• Media massa: menggunakan media cetak dan media elektronik sesuai dengan penggunaannya.
• Persuatif: isinya menganjurkan, merangsang, membujuk para pembeli, pemakai untuk membeli atau terus memakai produk yang ditawarkan.
• Sponsor: pihak yang menaggung pembayaran terhadap ruang dan waktu melalui media untuk keperluan produk-produknya.
• Tujuan: bisa bersifat individu melalui surat menyurat pos dan kelompok khalayak media massa.

Iklan Untuk Bisnis

• Iklan bisnis industry: iklan yang ditujukan kepada kalangan bisnis dan industry awan
• Iklan bisnis dagang: iklan yang ditujukan kepada kalangan pedagang
• Iklan bisnis professional: iklan yang ditujukan kepada kalangan professional

Tujuan iklan bisnis professional:

• Menyakinkan orang-orang atau kalanganprofesional untuk secara langsung membeli produk/jasa tertentu karena memang produk itu sangat diperlukan dan menunjang profesinya setiap hari.
• Mempengaruhi, menganjurkan kalangan professional supaya selanjutnya merekomendasikan produk itu supaya digunakan para kliennya.
• Memberikan persuasi kepada orang lain supaya menggunakan produk itu secara perorangan.

Iklang bisnis professional terkadang dimasukkan iklan bisnis bidang tertentu, misalnya kilan bisnis bidang pertanian. Tujuannya adalah:

• Menberikan kesadaran terhadap konsumen tertentu tentang peranan produk yang ditawarkan
• Menjalin kerja sama dengan hadirnya dealer baru yang menyalurkan produk-produk tertentu
• Meyakinkan mereka yang memerlukan produk yang ditawarkan betul-betul unggul

Kondisi-kondisi yang menguntungkan untuk beriklan

• Barang atau jasa yang akan diiklankan itu mutunya dapat dijamin.
• Barang dan jasa yang akan diiklankan itu mempunyai perbedaan yang mencolok dengan barang lain yang sudah ada.
• Barang atau jasa yang akan diiklankan itu memiliki merek dagang.
• Harga barang atau jasa yan gdiiklankan dapat terbeli oleh kelompo sasaran.
• Barang atau jasa yangn diiklankan itu dapat dijual secara “tidak pribadi” dalam pasaran luas.

Inti kegiatan beriklan

Dalam jangkan pendek, periklanan dapat membentu perusahaan kita untuk menjual barang atau jasa tidak saja untuk hari ini atau hari esok, tetapi juga untuk bulan depan atau tahun depan karena pesan iklan yang disiapkan secara baik akan menetap lama dalam ingatan para masyarakat konsumen.

Dalam jangka panjang, peiklana merupakan perangsang kuat untuk memperluas pasar dan menjamin keuntungan perusahaan. Inti kegiatan beriklan dengan demikian adalah meningkatkan penjualan sesuatu barang dan jasa.

• Beberapa alasan utama mengapa para pengusaha menggunakan iklan untuk berkomunikasi dalam dunia usaha/bisnis
• Mendorong pengusaha berproduksi massa dan membuat barang yang lebih baik
• Mendorong penyaluran yang lebih cepat
• Meningkatkan penggunaan suatu barang/jasa
• Mengumunkan adanya penawaran istimewa
• Memberitahukan perusahaan yang mendukung pembuatan barang tersebut
• Mempengaruhi orang-orang yang dapat mempengaruhi calon-calon pembeli
• Untuk menghadapi persaingan
• Untuk bersaing mendapatkan tenaga kerja dan bahan-bahan baku
• Untuk menjual goodwill dan image
• Utuk membuat suatu kelompok barang sekeluarga memunya image yang sama
• Untuk memerangi kesan yang salah
• Untuk membantu melayani kepentingan masyarakat
• Untuk merebut “share of mind” yaitu bagaimana ingatan dari konsumen

Setiap barang atau jasa yang dipasarkan selalu melalui tahap-tahap:

• Perkenalan
• Persaingan
• Konsolidasi

Kegiatan periklanan hendaknya diseduaikan dengan:

• tahap pemasaran barang yang bersangkutan di dalam pasar
• tujuan pemasaran dan strategi pemasaran barang yang bersangkutan
• kelompok sasaran yang hendak dicapai
• dana yang tersedia

Sumber Referensi :

bab6-komunikasi_dalam_bisnis.pdf

KOMUNIKASI DALAM BISNIS | All in One Blog